Valoriser vos travaux de recherche

> Scientific-Events met en avant ses capacités à gérer, administrer et coordonner l’organisation d’événements scientifiques. Notre objectif est de permettre à nos clients de consacrer 100 % de leur temps à l’essentiel : la valorisation des travaux de recherche de leur communauté scientifique au travers d’un rendez-vous ponctuel.

Du séminaire de quelques dizaines de participants au congrès international de plusieurs centaines, la tenue d’un événement scientifique exige la même rigueur dans l’élaboration de son budget, dans le choix et la coordination des prestataires (location des espaces, restauration-traiteur, prestations techniques…), ou dans la conception des outils de communication.

Scientific-Events possède ces compétences et intervient dans quatre domaines : l’administration, la communication, la logistique et le secrétariat.

Toutes les conditions sont réunies pour faire de votre événement scientifique un succès, en terme de contenu et de fréquentation.

Externaliser l'organisation pour gagner en efficacité

> Les organismes publics aux règles contraignantes ou les sociétés savantes aux moyens limités s’accommodent difficilement de la gestion administrative d’un colloque. En choisissant d’externaliser les tâches les plus ingrates, votre organisation gagnera en souplesse, en réactivité et en adaptabilité. Avec Scientific-Events, vous aurez en plus les garanties de la rigueur, de la transparence et de la fiabilité.

Nous avons la capacité à gérer les aspects administratifs et financiers d’un colloque :

• gestion des inscriptions avec plusieurs méthodes de paiement : chèque, virement bancaire, paiement sécurisé : CB - Visa – Mastercard (AmEx sur demande)
• gestion des factures et suivi des recouvrements (relances, annulations...)
• absorption des différés de paiement bien après la tenue du colloque (virements type CNRS, CEA, Université…)
• trésorerie assurée pour verser les premiers acomptes aux fournisseurs (traiteur, hébergement des invités, interprétariat, documents de communication…)
• récupération de la TVA : toutes les dépenses et recettes sont assujetties à la TVA (intéressant dans le cas où la structure organisatrice n’y est pas soumise)
• possibilité d’encaisser directement les subventions et sponsorings, y compris ceux versés de l’étranger
• mise en place d’un sous-compte bancaire dédié au colloque avec consultation des comptes au jour le jour
• maîtrise budgétaire : réduction/optimisation des coûts en mettant en concurrence nos propres fournisseurs et en assurant un cost-control permanent

Scientific-Events apporte ses garanties financières et dispose d'une assurance RCP contractée annuellement pour l'ensemble de ses activités événementielles.

Assurer une bonne visibilité auprès de la communauté scientifique

> En nous confiant l’organisation de votre manifestation, Scientific-Events sera momentanément dépositaires de l’image de votre entreprise ou de votre communauté scientifique. Nous mettrons en avant notre sens de l’écoute, notre disponibilité et notre créativité pour vous conseiller dans les actions de communication à mettre en œuvre autour de votre événement. Nous répondrons ainsi à vos attentes en terme de contenu et d’efficacité, tout en assurant une bonne visibilité de votre manifestation auprès de la communauté scientifique.

Notre propre studio de création a les capacités à traiter l’ensemble des actions de communication de votre événement :

• confidentialité respectée et non prolifération d’informations protégées
• conception-réalisation des documents imprimés : invitation, first call, dépliant, programme, recueil des abstracts, proceedings, affiches, banderoles, signalétique de l’événement…
• conception-développement des documents numériques : site Internet dédié au colloque, campagne d’e-mailing avec suivi pour les announcements et first call (comptabilisation des ouvertures et des liens cliqués), CD Rom des actes du colloque…
• dépôt et suivi du nom de domaine, hébergement du site Internet sur un serveur privatif sécurisé avec outil statistique
• partie privative du site Internet pour le comité d’organisation : suivi des inscriptions, lecture des abstracts soumis et gestion des choix du comité de lecture, envoie des avis aux auteurs…
• gestion des relations publiques : constitution du fichier presse, réalisation des documents (dossier de presse, communiqués, photos), gestion des interviews, revue de presse post colloque, gestion de la venue des journalistes (transport et hébergement).

Scientific-Events met également en place des outils qui facilitent le travail du comité scientifique chargé de sélectionner les intervenants.

Un interlocuteur unique pour une coordination efficace

> Scientific-Events vous accompagne pas à pas dans l’élaboration de votre projet de colloque, en vous évitant la multiplication des interlocuteurs. Notre implication lors des réunions préparatoires vous garantira une parfaite coordination des moyens tout au long de l’organisation de votre événement. Nous saurons vous proposer un site d’accueil dimensionné à la fréquentation attendue, des prestataires fiables et réactifs, des solutions logistiques éprouvées et facilement adaptables.

Nos prestations « sur-mesure » font l’objet d’un reporting régulier pour une parfaite transparence avec le comité d'organisation :

• assistance dans l'élaboration d’un cahier des charges pour le choix du site d’accueil, puis sélection des sites et organisation des visites
• coordination avec le site d’accueil (palais des congrès, complexe hôtelier, site universitaire...) et gestion des espaces loués
• coordination avec la régie technique du site d’accueil (ou appel à des prestataires extérieurs) pour la vidéoprojection, l’informatique, la sonorisation, l’éclairage, le mobilier, les décors, le fleurissement…
• mise en concurrence des fournisseurs extérieurs au palais en toute objectivité (pas de reversement de commission au site d'accueil comme c’est le cas par exemple pour les traiteurs)
• choix d'un organisme d'interprétariat et gestion des casques de traduction sur place
• recrutement d'hôtesses d'accueil biliingues et d'agents de sécurité
• mise en place d'une centrale de réservation hôtelière (des quotas de chambres sont réservés dans une sélection d’établissements et proposés sur le site Internet du colloque), puis recueil des arrhes par paiement sécurisé
• gestion et réservations des transports et hébergements pour les conférenciers invités et V.I.P.
• sélection et mise en place d’un programme social pour les accompagnants (gestion des inscriptions aux excursions, des transports et des guides touristiques)
• sélection d’un site prestigieux pour l’organisation d’un dîner de gala (restaurant ou salle avec traiteur)
• gestion et mise en place des sessions posters (mise en place des grilles et des posters)
• organisation d’une exposition industrielle avec coordination des demandes spécifiques (dimensions du stand, mobilier, spécificités techniques…)
• gestion des services de pause et des repas, prise en compte dès l'inscription des régimes alimentaires spécifiques (notamment les allergies)
• prise en charge des personnes à mobilité réduite (mise en place d'un dispositif d'accueil spécifique)

Nous ne comptons pas notre temps : la prestation de Scientific-Events est forfaitisée et liée à une obligation de résultat. Notre réactivité immédiate permet de gérer les imprévus et mettre en place des solutions pérennes.

Soulager le secrétariat des sociétés savantes

> Pour palier leur manque de moyens ou d’effectifs, Scientific-Events propose aux sociétés savantes de traiter l’ensemble de leur secrétariat courant :

• gestion des adhésions
• tenue de la comptabilité
• convocation aux réunions et assemblées
• diffusion des comptes-rendus
• maintenance du site Internet
• représentation par délégation aux comités d’organisation…

Annuelle ou ponctuelle, notre mission est à dimension variable et s'adapte à toutes vos spécificités.